Ηλεκτρονική τιμολόγηση μέσω παρόχου

einvoice

Τι είναι ηλεκτρονική τιμολόγηση μέσω παρόχου στην Ελλάδα ;

Ηλεκτρονική τιμολόγηση μέσω παρόχου είναι η χρήση ψηφιακών παραστατικών μεταξύ τουλάχιστον 2 οντοτήτων (ατομικές επιχειρήσεις, εταιρίες, δημόσιο) και αφορούν εμπορικές και οικονομικές συναλλαγές. Την ηλεκτρονική διαβίβαση την αναλαμβάνει μια πιστοποιημένη εταιρία που τον ονομάζουμε  πάροχο. Ο πάροχος διασφαλίζει την εγκυρότητα των παραστατικών που εκδίδει, την άμεση διαβίβαση τους και αρχειοθέτησή τους στη πλατφόρμα myDATA.

Στην ουσία η ηλεκτρονική τιμολόγηση μέσω παρόχου είναι δομημένα αρχεία (τιμολόγια και αποδείξεις λιανικής) με συγκεκριμένες τεχνικές προδιαγραφές και δόμηση , σύμφωνα με τα ευρωπαικά πρότυπα ηλεκτρονικής τιμολόγησης, κατάλληλα για  να φορτώνονται στα εμπορικά προγράμματα (ERP) και να μεταφέρουν πληροφορίες αμφίδρομα.

Πιστοποιημένοι πάροχοι ηλεκτρονικής τιμολόγησης

Η Netplace έχει μακροχρόνια συνεργασία με την EnterSoftone Go και την Impact για την ηλεκτρονική τιμολόγηση μέσω παρόχου. Η επιλογή δεν ήταν τυχαία καθώς πρόκειται για δυο αξιόπιστες λύσεις, με πολλά χρόνια εμπειρίας στον χώρο. Με τις παραπάνω εταίριες έχουμε ολοκληρώσει με επιτυχία εκατοντάδες εγκαταστάσεις.

Υποχρεωτική ηλεκτρονική τιμολόγηση

Από 2/2/2026 ξεκινά η υποχρεωτική χρήση ηλεκτρονικής τιμολόγησης για συναλλαγές μεταξύ επιχειρήσεων (Β2Β), ενώ, παράλληλα, παρέχονται ισχυρά κίνητρα για την πρόωρη ένταξη των επιχειρήσεων στο νέο σύστημα. Το χρονοδιάγραμμα εφαρμογής προβλέπει δύο περιόδους υλοποίησης, καθώς και μεταβατικό χρονικό διάστημα, ώστε οι επιχειρήσεις να προσαρμοστούν ομαλά στη νέα διαδικασία:

Α’ Περίοδος – Μεγάλες επιχειρήσεις με ακαθάριστα έσοδα άνω του ενός εκατομμυρίου ευρώ (1.000.000 €) για το φορολογικό έτος 2023

  • 2/2/2026 : Έναρξη υποχρεωτικής εφαρμογής
  • 2/2 – 31/3/2026: Χρονικό διάστημα σταδιακής εφαρμογής της ηλεκτρονικής τιμολόγησης, με παράλληλη χρήση προγραμμάτων διαχείρισης επιχειρήσεων (εμπορικό /λογιστικό, ERP) ή της ειδικής φόρμας καταχώρησης.

Οι υπόχρεες επιχειρήσεις οφείλουν να υποβάλουν Δήλωση Έναρξης Ηλεκτρονικής Έκδοσης Στοιχείων ή Δήλωση Χρήσης της Εφαρμογής timologio και να ξεκινήσουν την έκδοση ηλεκτρονικών τιμολογίων εντός του συγκεκριμένου τριμήνου.

Β’ Περίοδος – Λοιπές επιχειρήσεις

  • 1/10: Έναρξη υποχρεωτικής εφαρμογής
  • 1/10 – 31/12: Χρονικό διάστημα σταδιακής προσαρμογής.

Πλεονεκτήματα ηλεκτρονικής τιμολόγησης μέσω παρόχου

  • Κατά την εγκατάσταση δεν απαιτείται κάποιο πρόγραμμα ή ρύθμιση σε κάθε τερματικό ή κατάστημα. Όλα γίνονται κεντρικά.
  • Σε περίπτωση προβλήματος στην επικοινωνία με την ΑΑΔΕ δεν επηρεάζεται η ομαλή λειτουργία του ταμείου. Επίσης δεν υπάρχει φυσική συσκευή που θα πρέπει να σταλεί για επισκευή.
  • Τα παραστατικά που εκδίδονται διατηρούνται για το διάστημα που απαιτείται από τον νόμο στο cloud και χωρίς την ανάγκη backup των αρχείων των φορολογικών ή χώρου φύλαξης των φορολογικών μετά την απόσυρση τους.
  • Ευκολία στην αποστολή του παραστατικού και ηλεκτρονικά με πολλή μικρή εκπαίδευση.

Κόστος υπηρεσιών ηλεκτρονικής τιμολόγησης

Αν και η ηλεκτρονική τιμολόγηση φαίνεται ακριβότερη με την πρώτη ματιά, στην πραγματικότητα είναι φθηνότερη αν υπολογίσει κάποιος τα συνολικά κόστη.

 

Με πολυετή εμπειρία στον χώρο, μπορούμε να σας προτείνουμε λύσεις που θα ταιριάζουν στις ανάγκες σας.

Υποχρεωτική ηλεκτρονική τιμολόγηση Δημοσίου B2G

b2g

 

Εισαγωγή στην ηλεκτρονική τιμολόγηση Β2G
Η ηλεκτρονική τιμολόγηση Business to Government (B2G) αποτελεί βασικό εργαλείο για τη μείωση της γραφειοκρατίας και του διοικητικού κόστους στη Δημόσια Διοίκηση. Παράλληλα, σηματοδοτεί ένα ουσιαστικό βήμα εκσυγχρονισμού και ψηφιοποίησης του Ελληνικού Δημοσίου,ενισχύοντας τη διαφάνεια και την ταχύτητα στις συναλλαγές.

Τρόπος Διενέργειας Συναλλαγών

Πώς λειτουργεί το νέο πλαίσιο

Στο νέο καθεστώς:

  • Tο Δημόσιο πραγματοποιεί αποκλειστικά τις συναλλαγές του μέσω ηλεκτρονικών τιμολογίων.
  • Oι δημόσιοι φορείς λαμβάνουν και δουλεύουν τα τιμολόγια σε ηλεκτρονική μορφή
  • Oι επιχειρήσεις-προμηθευτές ,οφείλουν να αποστέλλουν τα τιμολόγιά  τους ηλεκτρονικά μέσω της πλατφόρμας του myDATA.
  • Με αυτόν τον τρόπο,εξασφαλίζουν ενιαία διαφανή και αυτματοποιημένη διαδικασία διακίνησης παραστατικών.

Νομοθετικό Πλαίσιο

Βασική Νομοθεσία
Ο νόμος 4601/2019 (ΦΕΚ 44/Α/09-03-2019) όπως άλλαξε με τον 4972/2022 (ΦΕΚ 121/Α/22-09-2023) ενσωματώνει την ευρωπαϊκή   οδηγία 2014/55/ΕΕ .

Με αυτόν τον τρόπο,το πλαίσιο αυτό θεσπίζει  σαφείς κανόνες για την έκδοση και διακίνηση ηλεκτρονικών τιμολογίων στο πλαίσιο των δημόσιων συμβάσεων.

Κοινή Υπουργική Απόφαση(ΚΥΑ)

. Σύμφωνα με την ΚΥΑ 52445 ΕΞ 2023 (ΦΕΚ 2385/Β/12-04-2023):

  • Oι αναθέτουσες αρχές και οι αναθέτοντες φορείς του Δημοσίου παραλαμβάνουν και επεξεργάζονται ηλεκτρονικά τιμολόγια.
  • Oι οικονομικοί φορείς υποβάλλουν τα τιμολόγιά τους σύμφωνα με το ευρωπαϊκό πρότυπο  ηλεκτρονικής τιμολόγησης (PEPPOL).

Oρισμός “Οικονομικού Φορέα”

Σύμφωνα με τον Ν. 4412/2016 «Δημόσιες Συμβάσεις Έργων, Προμηθειών και Υπηρεσιών» ως “οικονομικός φορέας” νοείται:

Κάθε φυσικό ή νομικό πρόσωπο,  δημόσια οντότητα ή ένωση αυτών, που προσφέρει έργα, προμήθειες ή υπηρεσίες στην αγορά.

Εξαιρέσεις από την Υποχρέωση

Η υποχρέωση ηλεκτρονικής τιμολόγησης δεν υπάρχει στις ακόλουθες περιπτώσεις:
• Δημόσιες συμβάσεις και δαπάνες ήσσονος αξίας, έως €2.500 χωρίς Φ.Π.Α .
• Συμβάσεις του Ν. 3978/2011 (περί προμηθειών στους τομείς της Άμυνας και Ασφάλεια)με απόρρητο χαρακτήρα.
• Συμβάσεις μεταξύ φορέων του Δημοσίου τομέα,όταν:

  • δεν υπάρχει ανταγωνισμός
  • δεν αφορούν την αγορά
  • ο φορέας δεν λειτουργεί ως οικονομικός φορέας

Λειτουργία της  Διαδικασίας Ηλεκτρονικής Τιμολόγησης

Βήμα προς Βήμα η Διαδρομή του Τιμολογίου

Αρχικά,ο πιστοποιημένος πάροχος εκδίδει το ηλεκτρονικό τιμολόγιο.Στη συνέχεια:

1.Το τιμολόγιο περνάει στην πλατφόρμα ΚΕ.Δ της ΓΓΠΣΔΔ.

2.Το σύστημα ελέγχει τα υποχρεωτικά πεδία.

3.Η φορολογική σύνοψη αποστέλλεται στο myData της ΑΑΔΕ.

4.Η ΑΑΔΕ εκδίδει:

  • UID
  • Μοναδικό Αριθμό Καταχώρησης (Μ.Α.Ρ.Κ.)
  • Αuthentication Code
  • 5.Στη συνέχεια το τιμολόγιο περνάει στο δίκτυο PEPPOL.
  • 6.Τέλος,οι οικονομικές υπηρεσίες των δημόσιων φορέων λαμβάνουν το τιμολόγιο γα έλεγχο και πληρωμή.

Χρονοδιάγραμμα Υποχρεωτικής Εφαρμογής

Από 12 Σεπτεμβρίου 2023

Η υποχρέωση ισχύει πιλοτικά σε συγκεκριμένους  φορείς όπως :

  • Υπουργείο Υποδομών και Μεταφορών,
  • Υπουργείο Ψηφιακής Διακυβέρνησης
  • Υπουργείο Μετανάστευσης και Ασύλου
  • Δήμο Αθηναίων
  • Εθνική Κεντρική Αρχή Προμηθειών Υγείας (Ε.Κ.Α.Π.Υ.)
  • Εθνική Κεντρική Αρχή Αγορών του Υπουργείου Ανάπτυξης και Επενδύσεων
  • Κοινωνία της Πληροφορίας Α.Ε.
  • Οικονομικό Πανεπιστήμιο Αθηνών,
  • Αττικό Μετρό Α.Ε.
  • ΕΥΔΑΠ Α.Ε.
  • Εγνατία Οδό ΑΕ.

Από 01 Ιανουαρίου 2024

Η εφαρμογή αφορά  τους φορείς της υπόλοιπης Κεντρικής Διοίκησης.

Από 01 Ιουνίου 2024

Εντάσσονται υποχρεωτικά:

  • οι λοιπές αναθέτουσες αρχές
  • όλοι οι αναθέτοντες φορείς.

Από 01 Ιανουαρίου 2025

Η εφαρμογή αφορά το σύνολο των λοιπών δαπανών της Γενικής Κυβέρνησης.

 

Οφέλη της ηλεκτρονικής τιμολόγησης

Επιπτώσεις στον Κατασκευαστικό κλάδο
Ιδιαίτερα στον  κατασκευαστικό κλάδο,όπου υπάρχει συνεργασία με πολλούς και διαφορετικούς προμηθευτές,η ταχύτητα πληρωμών αποτελεί κρίσιμο παράγοντα.

Συγκεκριμένα,οι εργολήπτικές εταιρείες καταβάλλουν πληρωμές από την πρώτη μέρα υλοποίησης του έργου και στη συνέχεια τιμολογούν τον δημόσιο  φορέα. 

Επομένως, η υποχρεωτική  ηλεκτρονική τιμολόγηση:

  • Μειώνει καθυστερήσεις
  • Βελτιώνει τη ρευστότητα
  • Επιλύει χρόνιες δυσλειτουργίες του κλάδου

Εφαρμογή της Υποχρέωσης

Χρονικό Σημείο Έναρξης
Η υποχρέωση ξεκινά από το στάδιο σύναψης της συμβάσης και όχι από την ημερομηνία έκδοσης του τιμολογίου.Συνεπώς,η προσαρμογή πρέπει να γίνεται εγκαίρως.

Πεδίο Εφαρμογής

Η υποχρέωση ισχύει για συμβάσεις που υπάγονται στους νόμους: 

  •  Νόμος 4412/201
  • Νόμος 4413/2016
  • Νόμος 3978/2011
  • Nόμος 4413/2016

Υποχρεώσεις Επιχειρήσεων

Όταν μια επιχείρηση ενταχθεί στην ηλεκτρονική τιμολόγηση για συναλλαγές B2G:

  • Εφαρμόζει την ίδια διαδικασία και στις συναλλαγές B2B
  • Χρησιμοποιεί πιστοποιημένο παρόχο ηλεκτρονικής τιμολόγησης.
    Για τον λόγο αυτό,οι προμηθευτές οφείλουν να απευθυνθούν σε κάποιον πιστοποιημένο φορέα ηλεκτρονικής τιμολόγησης ,ώστε να διασφαλίσουν πλήρη συμμόρφωση με το ισχύον θεσμικό πλαίσιο.

Υποχρεωτική Αναγραφή QR code στα τιμολόγια από 01/01/2024

qr code on screengrab

Σύμφωνα με την σχετική απόφαση Α.1170/2023 η οποία τροποποιή την προηγούμενη απόφαση Α.1138/2020 έχουμε τις παρακάτω βασικές αλλαγές

  • Υποχρεωτικό QR Code στα τιμολόγια που εκδίδονται μέσω ERP και της εφαρμογής της ΑΑΔΕ timologio
  • Απώλεια διασύνδεσης. Μειώνεται σε μια ημέρα από δύο η διαβίβαση των συναλλαγών λόγο απώλειας διασύνδεσης.

Στα λογιστικά στοιχεία που εκδίδονται, είτε με τη χρήση προγραμμάτων διαχείρισης επιχειρήσεων (εμπορικό ERP), είτε μέσω της Εφαρμογής Έκδοσης και Διαβίβασης Παραστατικών που είναι προσβάσιμη μέσω του διαδικτυακού τόπου της Α.Α.Δ.Ε. (timologio), καθώς και στα εκδοθέντα παραστατικά της περ. δ’ της παρ. 3 του άρθρου 2 από την 1.1.2024 και εφεξής είναι υποχρεωτικό να υπάρχει και δισδιάστατος γραμμωτός κώδικας (QR code), στον οποίο εμπεριέχεται σύνδεσμος για την άμεση πρόσβαση σε ψηφιακή υπηρεσία της ψηφιακής πλατφόρμας myDATA για την άμεση επισκόπηση σε φυλλομετρητή ιστού (browser) είτε της σύνοψης, είτε του συνόλου του παραστατικού, είτε και των δύο, όπως αυτά έχουν διαβιβασθεί. Κατά την επιτυχή διαβίβαση ενός παραστατικού στην ψηφιακή πλατφόρμα myDATA (με τη χρήση μεθόδου SendInvoices), επιστρέφεται κωδικοποιημένο κείμενο το οποίο χρησιμοποιείται από τα προγράμματα διαχείρισης επιχειρήσεων προκειμένου να δημιουργήσουν το QR code (τύπου URL), μέσω του οποίου γίνεται επισκόπηση του παραστατικού.

  • Απώλεια διασύνδεσης.Μειώνεται σε μια ημέρα από δύο η διαβίβαση των συναλλαγών λόγο απώλειας διασύνδεσης.

Η υπόχρεη οντότητα οφείλει να λάβει όλα τα απαραίτητα μέτρα για την αποφυγή εκ νέου απώλειας της διασύνδεσης. Σε κάθε περίπτωση, τα δεδομένα διαβιβάζονται το αργότερο εντός μιας (1) ημέρας από την καταληκτική ημερομηνία διαβίβασής τους, είτε από το κανάλι διαβίβασης που εκδόθηκαν ή διαβιβάστηκαν αρχικά ανεπιτυχώς, είτε από τα προγράμματα διαχείρισης επιχειρήσεων (εμπορικό/ λογιστικό, ERP), είτε από την ειδική φόρμα καταχώρησης εφόσον τηρούνται τα όρια χρήσης της.

  • Υποχρέωση στις επιχειρήσεις που είναι συμβεβλημένες με πάροχο ηλεκτρονικής τιμολόγησης και διενεργούν λιανικές συναλλαγές, να διαθέτουν και μονάδα ταυτότητας συνδρομητή παρόχου δικτύου – κάρτας SIM (Subscriber Identity/identification Module) είτε άλλο ισοδύναμο τρόπο κάλυψης μέσω ανάλογων υπηρεσιών παροχής δικτύου

Στην περίπτωση έκδοσης των λογιστικών στοιχείων με τη χρήση Παρόχου υπηρεσιών ηλεκτρονικής έκδοσης στοιχείων, ισχύουν τα ειδικότερα οριζόμενα στην υπό στοιχεία Α.1035/2020 απόφαση του Υπουργού Οικονομικών. Ειδικότερα στην περίπτωση συναλλαγών λιανικής οι υπόχρεες οντότητες του προηγούμενου εδαφίου έχουν την υποχρέωση να διαθέτουν και μονάδα ταυτότητας συνδρομητή παρόχου δικτύου – κάρτας SIM (Subscriber Identity/identification Module) είτε άλλο ισοδύναμο τρόπο κάλυψης μέσω ανάλογων υπηρεσιών παροχής δικτύου. Στην περίπτωση αυτή η υπόχρεη οντότητα πρέπει να δηλώνει τα στοιχεία (αριθμός, ημερομηνία, σκοπός) της σχετικής σύμβασης με τον πάροχο δικτύου στη Δήλωση ηλεκτρονικής τιμολόγησης μέσω Παρόχου, σύμφωνα με τα οριζόμενα της υπό στοιχεία Α.1258/2020 απόφασης του Διοικητή της ΑΑΔΕ, εντός 10 ημερών από την ημερομηνία έναρξης ισχύος της σύμβασης με τον εκάστοτε πάροχο δικτύου. Τα αντίστοιχα στοιχεία δηλώνονται και στη σύμβαση που συντάσσει η υπόχρεη οντότητα με τον Πάροχο υπηρεσιών ηλεκτρονικής έκδοσης στοιχείων σύμφωνα με την υπό στοιχεία Α.1035/2020 απόφαση του Υπουργού Οικονομικών.